El Real Decreto que prohibirá fichar en papel o Excel concreta el registro horario en el trabajo presencial. Para los más de tres millones de personas que trabajan desde casa, sigue sin quedar claro cómo deben registrar su jornada.
El Gobierno prepara un nuevo Real Decreto de registro horario digital. Aún no está aprobado: el Consejo de Estado emitió un dictamen crítico en marzo.
Cuando entre en vigor, cambiará tres cosas importantes:
1-Adiós al papel y al Excel. Solo valdrán sistemas digitales.
2-Registros que no se pueden tocar. Una vez fichado, nadie podrá modificar la hora a escondidas.
3-Inspección a distancia. La Inspección de Trabajo podrá consultar los registros sin ir a la empresa.
Todo esto ayuda a frenar las horas extra que no se pagan. Pero queda una cuestión pendiente: la norma no explica cómo debe fichar quien trabaja desde casa.
¿Por qué el teletrabajo es un problema para el registro horario?
El registro horario se diseñó en 2019 con una idea sencilla: demostrar que una persona estaba en su puesto a una hora concreta. Por eso los sistemas habituales —apps, tornos, códigos QR o geolocalización— comprueban dónde está el trabajador.
En casa, eso no funciona tan bien:
1-La casa no es una oficina. La empresa no puede exigir «estar presente» en el propio domicilio.
2-La ubicación es un dato sensible. Saber cada día dónde se vive y si uno está en casa es información muy personal. Recogerla sin un buen motivo puede ir contra la protección de datos.
3-La ley no lo aclara. La Ley 10/2021 de trabajo a distancia se limita a decir que se aplican las normas generales.
En la práctica, las empresas hacen una de estas tres cosas:
1-Obligan a fichar igual que en la oficina.
2-Registran la ubicación del empleado sin una base legal clara.
3-No registran nada.
Las tres pueden acabar en multa.
«El decreto responde muy bien a los problemas de 2019, pero no a los de 2026. Hemos digitalizado el trabajo y seguimos escribiendo normas para alguien que entra por un torno a las ocho de la mañana.»
— Marina Assir, fundadora de Control Horario Legal
¿Qué tiene que garantizar un buen sistema de fichaje en remoto?
1-Que el registro no se pueda cambiar. Aunque se fiche desde el propio móvil o portátil, la hora tiene que quedar guardada sin posibilidad de retocarla.
2-Que no se abuse de la ubicación. Si la empresa quiere saber dónde está la persona, debe tener un motivo justificado y por escrito.
3-Que se respete la desconexión digital. Si alguien ficha a las 23:40 y el sistema no avisa, no está evitando un problema: lo está dejando por escrito.
4-Que sirva como prueba. En un juicio por horas extra, el registro es la prueba principal. Si se puede manipular, perjudica a la propia empresa.
Cómo lo resuelve Control Horario Legal
Control Horario Legal separa el fichaje presencial del fichaje en teletrabajo.
1-En teletrabajo, la ubicación es opcional y se puede desactivar. No hace falta estar en un centro de trabajo para fichar.
2-En la oficina, cada centro decide si quiere comprobar la ubicación dentro de un radio o no.
Es una diferencia frente a las grandes plataformas internacionales de recursos humanos. Estas suelen crear un sistema de fichaje común para todos los países y luego lo adaptan a cada uno. Cuando la ley española cambie, tendrán que rehacer esa adaptación. Control Horario Legal se ha construido desde el principio sobre la normativa española (artículo 34 del Estatuto de los Trabajadores).
«No tenemos que adaptar nada a España, porque solo trabajamos para España. En una comparativa de funciones parecemos pequeños, pero cuando cambia la ley somos los más rápidos.»
— Marina Assir, fundadora de Control Horario Legal
Qué deben hacer ya las empresas con empleados en teletrabajo
Independientemente de cuándo se apruebe el decreto, registrar la jornada es obligatorio desde mayo de 2019, y la Inspección de Trabajo ya multa a las empresas cuyo registro no es fiable. Tres pasos recomendados:
1-Ponerlo por escrito. Indicar en el acuerdo de teletrabajo cómo se registra la jornada.
2-Revisar la geolocalización. Si se recoge la ubicación, comprobar que hay una base legal que lo justifique.
3-Comprobar el sistema. Asegurarse de que nadie puede modificar un fichaje después de hecho.
Sobre Control Horario Legal
Control Horario Legal (controlhorariolegal.com) es un sistema de registro de jornada creado en España y pensado solo para la ley española.
1-Fichajes a prueba de cambios: cada registro queda enlazado con el anterior mediante criptografía, así que cualquier modificación se detecta.
2-Datos protegidos: la información personal de los empleados se guarda cifrada.
3-Todo queda anotado: cualquier cambio administrativo se registra al detalle.
4-Cumple con la conservación legal: guarda los registros durante los cuatro años que exige el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores y los exporta en los formatos que suele pedir la Inspección.
La empresa que lo gestiona es NUDAYOSH S.L. Tiene un plan gratuito para empresas con un solo empleado y planes de pago para pymes, sin permanencia.
Contacto de prensa
Marina Assir, fundadora de Control Horario Legal (NUDAYOSH S.L.)
hola@controlhorariolegal.com
Calle Cerámica 17, 28224 Pozuelo de Alarcón, Madrid · NIF B01634831
Disponible para entrevistas presenciales en Madrid, por videollamada o por teléfono. Material gráfico y datos detallados a disposición de los medios.
