La fuerza laboral puede representar entre el 25 % y el 40% de los costes empresariales y determina buena parte de la productividad, la competitividad y la satisfacción del cliente. PLANNAM plantea cubrir este vacío con un sistema operativo integral WFM/WFP.
La digitalización empresarial ha avanzado con rapidez en dos grandes áreas. Por un lado, el ERP se ha consolidado como la herramienta administrativa utilizada para centralizar documentos, cifras e información procedente de finanzas, compras, inventario, producción o recursos humanos. Por otro, el CRM permite organizar la relación con clientes y prospectos, hacer seguimiento de las oportunidades comerciales y apoyar los procesos de ventas, marketing y atención.
Sin embargo, entre ambas soluciones continúa existiendo un vacío que afecta directamente a la ejecución del negocio: la planificación y gestión integral de la fuerza laboral.
La pregunta resulta inevitable: si las empresas invierten en administrar sus recursos y conocer a sus clientes, ¿por qué dejan sin una solución completa a las personas encargadas de producir, vender, atender y prestar el servicio?
El bloque que conecta la demanda con las personas
La fuerza laboral puede representar entre el 25 % y el 40% de los costes de una organización, dependiendo de su sector y modelo operativo. Al mismo tiempo, constituye uno de los principales factores que determinan la calidad del servicio, la experiencia del cliente, la productividad y la capacidad de competir.
Una compañía puede disponer de información financiera perfectamente ordenada en su ERP y conocer con detalle a cada cliente gracias a su CRM. Pero si no cuenta con las personas adecuadas, con las competencias necesarias, en el lugar y el momento oportunos, difícilmente podrá responder a la demanda de manera rentable.
Esa es la función de un sistema WFM/WFP. El Workforce Planning permite anticipar las necesidades futuras de profesionales y competencias a partir de las expectativas de demanda. El Workforce Management convierte esa previsión en decisiones operativas: dimensionamiento de equipos, horarios, turnos, disponibilidad, asignación de tareas, control del tiempo e incidencias.
La combinación de ambas disciplinas conecta lo que la empresa espera vender o producir con los recursos humanos necesarios para hacerlo posible.
Fichar no es gestionar la fuerza laboral
Acometer esta necesidad no consiste en disponer únicamente de un registro de jornada o de una aplicación de fichajes. Tampoco basta con implantar un portal informativo para los empleados ni con utilizar un formato único asistido para confeccionar horarios.
Estas herramientas pueden resolver tareas concretas, pero no ofrecen por sí solas una visión global de la operación ni permiten coordinar de manera continua la demanda, las personas, el tiempo y los costes.
La verdadera transformación requiere un sistema operativo integral 360° de WFM/WFP que cierre todo el círculo: desde las expectativas y previsiones de demanda hasta la generación de las variables necesarias para calcular y pagar las nóminas.
Este enfoque debe conectar la previsión de actividad con las necesidades de personal, las competencias requeridas, la contratación, la disponibilidad, la planificación de turnos, la asignación del trabajo, el registro del tiempo, las incidencias y la información retributiva.
No se trata, por tanto, de incorporar otro programa aislado, sino de disponer de una estructura capaz de coordinar todo el ciclo de gestión de la fuerza laboral.
El coste oculto de continuar trabajando con parches
Cuando esta gestión se encuentra fragmentada entre hojas de cálculo, aplicaciones inconexas y procesos manuales, la organización pierde capacidad de anticipación. El resultado puede manifestarse en turnos mal dimensionados, sobrecarga de trabajo, horas extraordinarias evitables, recursos ociosos, errores administrativos, absentismo, rotación y deterioro del servicio.
El problema tampoco se resuelve acumulando parches destinados exclusivamente a responder a normativas cambiantes. Cumplir una obligación puntual es necesario, pero no equivale a optimizar la fuerza laboral ni a convertirla en una ventaja competitiva.
Una solución integral permite pasar de una gestión reactiva a una planificación basada en las necesidades reales del negocio. En lugar de corregir desviaciones cuando ya han generado costes o afectado al cliente, la empresa puede anticiparse, ajustar sus recursos y tomar decisiones con una visión completa.
Cerrar el círculo de la transformación empresarial
ERP, CRM y WFM/WFP cumplen funciones diferentes y complementarias. El ERP aporta soporte administrativo; el CRM ayuda a conocer y desarrollar la relación con el cliente; y el WFM/WFP alinea la demanda prevista con la capacidad humana necesaria para atenderla.
PLANNAM propone cubrir este espacio mediante un servicio integral WFM/WFP orientado a conectar estrategia, planificación, operación y costes. El objetivo es que las empresas dejen de gestionar su fuerza laboral mediante soluciones parciales y dispongan de un modelo completo, capaz de acompañar todo el proceso de principio a fin.
Para las organizaciones que buscan mejorar su productividad, controlar sus costes laborales y elevar la calidad del servicio, analizar su modelo actual de gestión de personas puede ser el primer paso. Identificar las desconexiones existentes permite valorar el impacto de implantar una solución integral y priorizar las áreas con mayor potencial de mejora.
La decisión ya no debería limitarse a cumplir una normativa o digitalizar los fichajes. La cuestión es si la empresa está preparada para transformar uno de sus principales costes en una fuente sostenible de productividad, satisfacción del cliente y competitividad.
Las compañías interesadas pueden solicitar a PLANNAM un análisis de su situación y conocer cómo un sistema operativo 360° WFM/WFP puede ayudarles a cerrar el círculo entre demanda, personas, operación y nómina.
En palabras de Asier García, CEO de PLANNAM: «Las empresas invierten millones en la administración de documentos y cifras, pero olvidan gestionar lo más determinante y lo que puede proporcionarles un mayor retorno: los trabajadores».
